一、電子文件受控的條件

電子文件受控的必要條件是在OA平臺(tái)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中加入一個(gè)受控文件的模塊,與一般的通知、公告、郵件不同,該模塊應(yīng)能保證電子文件有四種管理模式:

（1）能按權(quán)限設(shè)定使用人群:該模式主要控制文件發(fā)放范圍,保證使用文件的人群符合設(shè)定的范圍。

（2）不能下載、不能打印、僅能打開閱讀:實(shí)驗(yàn)室很多受控文件,只是提供學(xué)習(xí),不得隨意修改,也不能隨意外傳,如,質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)章制度,這類文件應(yīng)面向?qū)嶒?yàn)室所有人通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí),不能下載、打印、修改,以防文件失控。

（3）能打印:按管理體系文件的層次,記錄的格式是體系文件的第四層次文件,屬于受控文件。記錄格式在日常工作中會(huì)經(jīng)常使用到,因此,這類受控文件應(yīng)設(shè)定為特定人員使用并可以打印的文件。

（4）文件的上傳發(fā)布只能由有權(quán)限的人實(shí)施。只有在OA平臺(tái)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中有具備上述四種管理模式的模塊,才能實(shí)現(xiàn)電子文件的受控。

二、電子文件的發(fā)布、修改、作廢回收

保證電子文件的受控：實(shí)驗(yàn)室要指定文件管理人員發(fā)布文件,記錄好文件名稱、版本號(hào)、唯一性標(biāo)識(shí)號(hào)、批準(zhǔn)人、發(fā)布時(shí)間、網(wǎng)上發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍、是否為可打印模式等信息,防止使用無效或作廢的文件,并作為電子文件受控的記錄。

電子文件的修改：不能在電子版上直接修改,而是采取另外發(fā)布文件新版本的方式進(jìn)行修改,原電子文件按作廢文件處理。修改后文件的發(fā)布,按前述發(fā)布的方式進(jìn)行。如果文件是可打印文件,文件管理人員應(yīng)通知到每一個(gè)有權(quán)打印的人員,防止誤用已打印的原文件。

作廢文件應(yīng)由文件管理人員回收：因?yàn)槭芸仉娮游募�不能下載,因此,作廢文件由文件管理人員直接從網(wǎng)絡(luò)上卸載,并做好記錄即可。

三、受控電子文件的定期審查

《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》規(guī)定,實(shí)驗(yàn)室制定的文件控制程序應(yīng)確�！岸ㄆ趯彶槲募�,必要時(shí)進(jìn)行修訂,以保證持續(xù)使用和滿足使用要求”,受控的電子文件作為受控文件的一部分,也應(yīng)該按規(guī)定的程序進(jìn)行定期審查。受控電子文件的審查,應(yīng)該和紙質(zhì)版受控文件一樣,對文件的有效性、適用性進(jìn)行審查。定期審查一般以審查系統(tǒng)中在用的電子文件為主,考慮到電子文件的特殊性,還應(yīng)對受控文件的完整性進(jìn)行審查,以保證文件的有效、適用和完整。

四、歸檔保存

和紙質(zhì)版電子受控文件一樣,受控的電子文件也應(yīng)歸檔保存。歸檔保存的電子文件,除了應(yīng)符合紙質(zhì)版文件保存的規(guī)定外,歸檔前,應(yīng)由電子文件形成部門保證其真實(shí)性、完整性、有效性,同時(shí),應(yīng)對電子文件是否帶有病毒進(jìn)行檢查。電子文件應(yīng)保存在耐受性好的載體上,一般應(yīng)至少保存二套,一套供封存保管,一套供查閱使用。歸檔保存的文件應(yīng)定期進(jìn)行機(jī)讀檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問題立即采取補(bǔ)救措施。