管理體系文件的編寫原則及方法

一、管理體系文件編寫原則

  編寫管理體系文件時，要貫徹“該寫的都得寫到”的原則。但由于檢驗檢測機構(gòu)檢測性質(zhì)的不同或檢測對象的行業(yè)特點要求，某些個別條款對某種類型的檢驗檢測機構(gòu)不適用，因此在體系文件中可以進行裁前管理體系文件編寫的基本要求是:寫你要做的，即《通用要求》和《特殊要求》(適用時) 要求的要寫到。文件的編寫應遵循以下原則;

1.系統(tǒng)全面的原則

  檢驗檢測機構(gòu)建立的管理體系是對質(zhì)量活動中的各個方面綜合起來的一個完整的系統(tǒng)。管理體系各要素之間不是簡單的集合， 而是具有一定的相互依賴、相互配合、相互促進和相互制約的關系，形成了具有一定活動規(guī)律的有機整體。在編寫管理體系文件時必須樹立系統(tǒng)的觀念，從檢驗檢測機構(gòu)的整體出發(fā)進行策劃、設計、編排。對影響檢驗檢測機構(gòu)檢測工作質(zhì)量的各項活動進行全過程、全要素、全方位的控制�？刂茟�是閉環(huán)的和便于互相監(jiān)督的，管理體系要 覆蓋要求的所有要素，對影響檢測質(zhì)量的全部因素進行有效的控制。

2.科學合理的原則

  管理體系文件的編制要用標準化帶動規(guī)范化，質(zhì) 量手冊、程序文件、作業(yè)指導書和各種記錄等文件的編寫都離不開標準化文件的指導，適時采用最新的技術標準。

  管理體系文件的合理性則要求結(jié)合檢測工作的特點和管理現(xiàn)狀，對本檢驗檢測機構(gòu)以往質(zhì)量管理的經(jīng)驗加以總結(jié)，這樣才能有效地指導檢測工作。文件之間要做到層次清楚、接口明確，從第一層次文件質(zhì)量手冊可查詢到相關的第二層次程序文件，從第二層次程序文件可查詢到相關的第三層次文件〈作業(yè)指導書、質(zhì)量 記錄等) ，以保證文件結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序、接口嚴密、相互關聯(lián)。文件在必要時允許有交叉，但邏輯性要強。

3.有效協(xié)調(diào)的原則

  管理體系文件應現(xiàn)行有效，即有利于減少、消除和預防質(zhì)量問題的產(chǎn)生。出現(xiàn)質(zhì)量問題能及時識別并迅速糾正，使質(zhì)量活動始終處于受控狀態(tài)，始終滿足國家和地方的法律法規(guī) 規(guī)章及其他要求，保證管理體系的充分性和持續(xù)適用人性。

4.簡便適用的原則

  管理體系文件要在符合《通用要求》和《特殊要求》(適用時) 要求的前提下，遵循“最簡單，最易懂，最易行”的原則編寫，并保證管理體系文件的規(guī)定都 能在實際工作中完全做得到，充分反映檢驗檢測機構(gòu)檢測和管理工作的實際。編寫管理體系文件時始終要考慮到可操作性，便于實施、檢查、記錄和追溯。

5.全員參與的原則

  管理體系文件是檢驗檢測機構(gòu)管理體系的文件化，為避免管理體系運行中的偏離，應確保各個崗位和單位〈部門)的每一位員工都熟知自己應該做什么、如何做。實踐證明，在編寫的過程中始終堅持全員參與、“我寫我做”的原則，認真聽取一線員工的意見，充分調(diào)動他們的積極性和創(chuàng)新精神，上下反復溝通，融《通用要求》和《特殊要求》(適用時)于檢測工作的方方面面才能保證管理體系文件的科學性、可操作性和有效性。

二、管理體系編寫方法

1.自上而下的編寫方法

  按質(zhì)量方針和目標、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄表格的順序編寫。此方法有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，對文件編寫人員人掌握《通用要求》等標準和檢驗檢測機構(gòu)檢測知識要求較高，用此方法編寫文件所需時間較長。

  2.自下而上的編寫方法

  按基礎性文件、程序文件、質(zhì)量手冊的順序編寫。此方法適用于原管理基礎較好的檢驗檢測機構(gòu)，但如無文件總體方案設計指導易出現(xiàn)混亂。

  3.兩邊擴展的編寫方法

  先編寫程序文件，再開始質(zhì)量手冊和基礎性文件的編寫。此方法的實質(zhì)是從分析活動、確定活動程序開始，有利于《通用要求》等標準的要求與檢驗檢測機構(gòu)的實際緊密結(jié)合，用此方法可縮短文件編寫時間。